侯志勇

    企业领导者支配的时间是有限的。如何合理地计划和分配自己的工作时间是企业家的一项重要任务，同时也是个人能力素质的体现。有效的管理者必须利用有限的时间，把精力集中于少数主要领域，将首要的事情先做，次要的事情后做，才能取得杰出的成果；否则，他们将一事无成。
    一、企业外部精力分配及应对措施
    在企业领导者的时间管理上，不同规模企业的企业领导者在企业内外精力分配比例上应有所不同。结合企业经营模式、企业领导者工作作风、强项特点，笔者提出如下参照比例：
    中型企业的企业领导者60％的精力放在企业内部，40％的精力放在企业外部。
    大型企业的企业领导者40％的精力放在企业内部，60％的精力放在企业外部。
    特大型企业的企业领导者20％的精力放在企业内部，80％的精力放在企业外部。
    在企业外部的时间和精力分配上，企业领导者应重点做好三件事：
    1．积极了解外部动态
    要多创造机会，参与国内外企业间、行业间的各种商务研讨会、展览会、名流聚会等，和政治界、经济界、企业界的高层人士交流，主要探讨世界经济、世界局部经济、本国经济以及本行业未来的发展趋势；其他行业的新技术、新经营模式与利润、市场的变化，介入的条件是否成熟等；行业存在的机会、威胁和存在的问题及解决办法，影响本行业的新政策、经济新动向；国际间竞争对手、替代品厂商及政治、金融、股东、消费者的发展动态和行为走势及其对本企业的影响。其目的主要是了解和寻求对社会、外部世界的清醒认识。
    2．广泛沟通，探求企业发展规律
    与经济学家、企业家、业界名流等建立广泛的沟通和联系，从中感悟探索与自己企业相关的发展战略问题和商务运作的规律、技巧等，包括企业发展方向、经营范围和运营模式，人才、资金、有形和无形资产、企业各种外部资源的整合与协同，核心竞争力的培养和利用等问题。
    同时，坚持有所不为才能有所为的原则，与业界名流沟通交流时，把握现在和未来的战略重心，以应对现在，规划未来。这方面的时间精力分配应该遵照“未来重于现在”的原则。一位著名的企业家在介绍他的成功之道时说：“我把75％的精力放在考虑未来的事业上，只留下25％的精力处理昨天和今天的事情。”
    3．独处静思，反思自己
    花费一定的时间于独处静思，这部分时间应占所有工作时间和精力的10％左右，主要进行个人和企业行为的反思、分析和总结，是思想观念飞跃的催化剂。
    企业领导者独处静思，也是自身必备的一项修炼。独处静思，摒除世俗的干扰，能比平时在忙碌的事务中，把问题想得更深、更透，也更全面，能真正感悟到人类进步的动力、社会运行的内在规律、经济运作的商务哲理，感悟到企业生存与发展的支点、经营管理的核心、人在企业中的地位等。这些在日常工作中是不可能把握的。毫不夸张地说，孤独、寂寞、失败、挫折往往是造就思想家和哲学家的摇篮。
    企业家每天必须抽出一定时间，对自己和企业的行为进行分析、总结。同时每年定期对人生与企业进行一次系统、完整的大盘点，使个人与企业在观念上有一个质的飞跃。
    二、企业内部精力分配
    依上所述，企业领导者把40％～80％的时间和精力都放到了企业外部，这样就面临一个如何协调和处理企业内部事务的问题，于是就需要找到一个切实可行的办法和途径来解决这一矛盾，具体应对措施如下：
    1．明确职责
    管理是执行的艺术，是让别人干活的艺术。企业领导者决不能做非企业领导者的事，如果与下属做同样的工作，说明必定有一个人是多余的。企业领导者应该仅关注企业的效能，即研究和思考战略与战略下一个层面的企业内外部问题，以及企业高层人事、财务问题；否则，因职责不明确，下级可任意侵占企业领导者的时间，就会造成会议多，报表多，指令多，形成只强调各级经理作驯服工具，不注意下级特长发挥的局面。
    2．善于分权
    要做到所有权和经营权分离，决策权和执行权分离，明确各个层面的责权利，并纳入到公司的章程里，作为企业长期行动的指南，不折不扣地执行。另外，应使执行层与决策层、股东层的权利与义务分配得更加科学和高效，使企业领导者的时间和精力分配得更趋合理。
    根据地域、产品种类或经营范围成立分公司、事业部，使之成为利润中心，负责产品经营；公司总部成为资本中心和决策中心，负责总体战略和资本运作。
通用公司前企业领导者韦尔奇说过：“在公司的管理方面，我是相信少就是多的道理；你抓得少些，反而收获就多了。”
    另外，也可以通过合理的组织结构进行分权。不合理的组织结构设置也会成为战略执行的障碍，比如当组织结构导致某些重要工作任务“责任者缺位”时，或组织结构与企业核心经营流程不配套，或部门之间壁垒重重时都会干扰企业领导者的精力。
    3．敢于放权
    企业领导者也要最大限度地利用外部资源来完善自己的职责工作，利用下属和他人的智慧来解放自己，进而减少决策成本以及自己的精力和时间成本。古人云：“用己之力为下，用他人之力为中，用他人之智为上。”比如，充分利用企划部、企业领导者助理的决策、方案收集、归纳和总结能力，把大量翔实的信息归结提升为众多方案，请企业领导者决策。
    企业领导者为了集中一段时间做一两件重要的事情，须把企业的二级战略问题、内外部某些重要事务、突发性或冲击性强的事件等划分后，交由各个副职以及各个职能部门经理处理，充分利用下属的特长，给足其事业发展的舞台。
    4．将核心竞争力之外的辅助业务外包出去
    一心一意搞好核心竞争力的培养与建设工作，其他辅助性业务、技术含量低的工作模块外包出去，如生产外包、销售外包、技术研发外包、供应联营、各种职能外包等。
    5．建立健全企业内部规章制度
    建立健全企业内部规章制度，以法治企，最大限度地减少“一事一议”，要始终遵循“法治第一”的原则。企业内部规章制度是根据企业、部门、个人的责权利制定的，企业一切的经营活动和工作行为都以制度来体现，通过执行、组织、监督、控制、反馈等管理过程来实现。
    三、企业领导者分配时间的技巧
在一份调查问卷中，一位食品公司的主管这样写道：“在中国企业各层次的管理工作中，有80％的时间用在事务性管理上，仅有20％的时间用在业务工作上。”中国企业管理工作中的“管”与“理”遵照80％:20％的比例，而发达国家遵照20％:80％的比例。据统计，花在健全企业制度上的1份精力，大约会带来6份的收益。
    除此之外，在企业领导者自己所控制的时间内，如何合理安排自身的工作、学习、娱乐、休息时间并加以高效利用，也是一门较为精深的艺术。成功人士往往都是时间、精力合理分配的高手。
    如果一个领导人花费大量时间陷入一般性事务中，由于他只是增加时间的使用数量，而没有提高时间的使用质量，因此效率肯定是低的。不要以为忙碌就是成就，成就的衡量标准是结果，而不是过程。
    一家企业的领导者曾说过：“直到我约束和控制了个人感情后，才学会管理好时间，以便使时间得到充分的利用。我认为最艰苦的工作是迫使自己不要干涉别人所做工作的细节，为此我减去了所有不必要的工作，学会用组织和计划好的工作表来安排我的时间。安排和约束自己是惟一能控制好时间的方法。”
    为控制时间，在安排自己的活动时，首先要决定究竟你本人应做什么。其次是花少量的时间，计划和组织你的工作任务。一般而言，可先把准备做的事情列一张清单，再把最重要、最迫切的事情列入A类，B类次之，C类则属于一些杂务小事，要集中主要精力完成A类工作，其次是B类，这两类工作办好了，就完成了80％—90％的任务，这样有主次、有先后地逐步展开。对于C类事情，或完全忘掉，或适当授权让下属代劳。
    以下是一些时间分配的技巧：
    (1)要为每天的工作做好计划，并严格地执行。
    (2)确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的时间优先性来替代自己的时间安排。
    (3)不要拖延。为减少未来的不确定性，总是希望能得到更多信息。然而大量的时间往往在等待更多的信息中消失了。信息永远是不完全的，不要期望在获得十全十美的信息的条件下再去决策，因为那样可能错过机会。因此在获得必要信息的条件下，果断决策，往往可以先人一步抓住机会。
    (4)不要追求完美。在工作过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无暇，是对时间的巨大浪费。过度追求完美，反而使得缺欠越来越多。有些人因为习惯钻牛角尖，力求十全十美，同时要求下属也是如此，结果把大量的时间都浪费了。